Szanowni Państwo,

 

Dążąc do zapewnienia jak najlepszej ochrony danych osobowych, które zostały przekazane naszej firmie, pragniemy Państwa poinformować, iż Futurum spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rytrze wdrożyła odpowiednie procedury, aby chronić Państwa dane osobowe na najwyższym poziomie, uwzględniając przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz obowiązujących przepisów prawa.

Spełniając swój obowiązek wynikający z przepisów RODO chcemy poinformować w jaki sposób przetwarzane są przez nas dane osobowe, a przede wszystkim poinformować            o prawach, które przysługują Państwu w związku z obowiązującymi przepisami. Prosimy bardzo o zapoznanie się z poniższymi informacjami.

 

1. Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Futurum spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rytrze, (33-343) Rytro 208, Polska, KRS 0001085194, REGON 5276337922, NIP 5276337922 (dalej: „Administrator” lub „FUTURUM”).

W razie pytań dotyczących zasad prywatności i przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się pod adresem email: biuro@domyfuturum.pl lub Futurum sp. z o.o. 33-343 Rytro 208.

 

2. Jak pozyskiwane są dane osobowe, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej są one przetwarzane?

 

Dane osobowe przetwarzane są w naszej firmie w następujących celach:

• Zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontaktowanie się z klientem w związku z jej realizacją:
• 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie danych osób będących stronami umowy
• 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie osób dedykowanych do wykonywania umowy

– prawnie uzasadnionym celem Administratora w zakresie danych dotyczących osób dedykowanych do wykonywania umowy jest konieczność realizacji umowy;

• Prowadzenie procesów rekrutacyjnych i zatrudnianie pracowników art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• Rozpatrywanie skarg i reklamacji art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• Dochodzenie roszczeń związanych z zawartą umową art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych;
• Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych:
• 6 ust. 1 lit. c RODO – w stosunku do dokumentów, których przechowywanie stanowi obowiązek prawny,
• 6 ust. 1 lit. f RODO – w stosunku do danych zawartych na dokumentach, których okres przechowywania nie jest regulowany przepisami prawa, prawnie uzasadnionym interesem Administratora w archiwizowaniu dokumentów jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami;
• Prowadzenie statystyk art. 6 ust. 1 lit. f RODO Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań co pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności;
• Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność;
• Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów;
• Analiza ruchu na stronie internetowej celem optymalizacji dostępnych funkcjonalności, realizowana w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• Obsługa zgłoszeń kierowanych do administratora lub innych wniosków, w tym zapewnienie rozliczalności art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.

 

3. Komu będą przekazywane dane osobowe?

 

Dane osobowe mogą być przekazywane do podmiotów lub organów upoważnionych na podstawie przepisów prawa, podmiotów lub organów, którym przekazanie danych jest konieczne dla wykonania określonej czynności, w tym praw i obowiązków wynikających z zawartych umów. FUTURUM, z zachowaniem przepisów prawa, może także powierzać dane innym podmiotom, które wspierają działalność firmy, np. obsługa księgowa, prawna, kadrowa, ubezpieczeniowa, pocztowa, kurierska, bankowa, informatyczna, instytucji finansowych itp.

 

4. Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych?

 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, za wyjątkiem sytuacji, gdy prawo obliguje do ich podania, np. prawo skarbowe, przepisy o rachunkowości, przepisy prawa pracy lub ich podanie jest niezbędne do zawarcia i zrealizowania przez FUTURUM praw i obowiązków wynikających z zawartych umów oraz rozliczenia prowadzonej działalności.

 

5. Jak długo są przetwarzane dane osobowe?

 

Okres przetwarzania danych osobowych przez FUTURUM zależy od celu w jakim zostały zebrane i przetwarzane, a także przepisów prawa i pozyskanych przez FUTURUM zgód lub innych oświadczeń:

• Dane przetwarzane w celu wykonania zawartej umowy przechowywane są przez czas niezbędny do jej wykonania oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
  W przypadku, gdy realizacja umowy nie dojdzie do skutku, dane osobowe będą przechowywane do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym nastąpił ostatni kontakt w celu zawarcia umowy;
• W przypadku, gdy toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia zakończenia sporu, bez względu na sposób jego zakończenia, lub prawomocnego zakończenia ostatniego postępowania, chyba, że przepis prawa przewiduje dłuży okres przedawnienia dla danego prawa/roszczenia, którego dotyczy postępowanie;
• Dokumenty rozliczeniowe, w tym umowy – księgi związane z ich prowadzeniem, inne dokumenty, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba, że ustawy podatkowe stanowią inaczej;
• Dane osobowe zebrane na podstawie zgody będziemy przechowywali przez okres wskazany w oświadczeniu zgody lub do odwołania zgody;
• Dane osobowe dla celów marketingowych:
• w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody na wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej – do czasu jej wycofania lub złożenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, w zależności od tego, które nastąpi wcześniej,
• w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu;
• Dane przetwarzane dla celów statystycznych – przez czas posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych innej niż cele statystyczne, po odpadnięciu podstawy prawnej przetwarzania dane osobowe dla celów statystycznych nie są przetwarzane;
• Dane przetwarzane na potrzeby dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami
• Do czasu upływu terminu dochodzenia roszczeń i obrony przez roszczeniami wynikającego z konkretnego stosunku prawnego będącego jego podstawą,
• W przypadku okresów przechowywania regulowanych przez przepisy prawa – przez wskazane tam okresy;
• Dane przetwarzane dla celów analizy ruchu użytkowników na stronach internetowych – dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu, który zostanie uznany przez Administratora za zasadny, jednakże nie dłużej niż przez czas posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych innej niż dla celów analizy ruchu użytkowników na stronach internetowych; po odpadnięciu podstawy prawnej przetwarzania dane osobowe dla analizy ruchu nie są przetwarzane;
• W celu wykazania rozliczalności będą przechowywane dane osobowe przez okres, w którym FUTURUM jest zobowiązana do ich przechowywania w postaci elektronicznej lub papierowej, dla udokumentowania spełnienia wymagań wynikających z przepisów prawa oraz w celu umożliwienia kontroli przez uprawnione podmioty.

 

6. Jakie są uprawnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych?

 

Przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, a także prawo żądania usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania (z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z obowiązujących przepisów prawa).
W przypadkach  przewidzianych prawem, z zachowaniem wymogu, że prawo to nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, w tym tajemnic handlowych lub własności intelektualnej, przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych w zakresie technicznie możliwym lub uzyskania ich kopii. Można także skorzystać z prawa do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania swoich danych osobowych, np. w celach marketingu bezpośredniego. 

Jeśli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, przysługuje prawo do cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych w określonym celu. Cofnięcie zgody nie będzie wpływało na przetwarzanie danych przed cofnięciem zgody ani podstawę prawną tego przetwarzania.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą uzna, iż przetwarzanie jej danych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), przysługuje jej prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenie prowadzonej działalności.
W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

 

7. Czy będziemy przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy?

 

Zebrane przez FUTURUM dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora m.in. dostawcom usług IT na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) lub na terytorium państw spoza EOG, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami. Kraje spoza EOG mogą nie oferować takiego samego poziomu danych osobowych jak kraje EOG. Zanim dane osobowe zostaną przekazane poza EOG,  FUTURUM dołoży wszelkich starań, aby takie przekazanie nie doprowadziło do obniżenia poziomu ochrony zagwarantowanego na podstawie przepisów obowiązujących w krajach należących do EOG. W przypadku transferu danych osobowych poza EOG, ich przekazywanie odbywać się będzie na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

 

8. Czy będą przetwarzane dane osobowe w sposób automatyczny (w tym profilowane)?

 

FUTURUM przetwarza danych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).

W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach, jak również podejmujemy działania remarketingowe, jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.

 

9. W jaki sposób przetwarzamy dane osób dedykowanych do realizacji umowy?

 

W przypadku danych osób dedykowanych do realizacji umowy Administrator informuje, iż dane te pozyskał od strony z którą zawarł umowę, tj. od klienta lub kontrahenta. Dane te mogą obejmować: imię i nazwisko, numer telefonu, adres email, stanowisko, dane firmy z którą osoba dedykowana do wykonania umowy współpracuje.